Officemanager & Personal Assistant t.b.v. General Manager

Job description

Voor onze opdrachtgever zoeken wij enerzijds een slagvaardige, ervaren officemanager die het leuk vindt om de spin in het web te zijn en als vraagbaak te dienen voor collega's. Anderzijds ben je die volwassen gesprekspartner met een scherp oog voor kwaliteit en met ruime ervaring als personal assistant. In deze rol past een evenwichtige, positieve professional met een groot verantwoordelijkheidsgevoel, iemand die organisatiesensitief is en een grote mate van betrokkenheid toont bij de organisatie en werkzaamheden. Functie en organisatie De officemanager is verantwoordelijk voor het gestructureerd plannen en organiseren van een grote diversiteit aan werkzaamheden in een dynamische omgeving. Jij bent de spil van de organisatie, het visitekaartje van kantoor en jij zorgt ervoor dat alles op kantoor op rolletjes verloopt. Gastvrijheid staat bij jou hoog in het vaandel. Een hands on mentaliteit en stressbestendigheid zijn cruciaal voor deze functie. Ondanks tijdsdruk kan je snel schakelen tussen de verschillende werkzaamheden. Deze professional staat stevig in zijn/haar schoenen, kent het vak van ondersteuner als geen ander en weet objectief en flexibel te blijven. Ontzorgen is jouw primaire gedachte. Je rapporteert aan de Director Human Resources & Development.Wat doe je zoal?Receptietaken (twee dagen per week); telefoon beantwoorden en doorverbinden, gasten ontvangen en registreren, begeleiden van receptiemedewerker en elkaar opvangen indien nodigRepresentatie kantoorBeheer van de centrale en algemene e-mailbox, inkomende berichten beoordelen en naar de juiste persoon doorzettenPostverwerking, koeriersdiensten regelen, beheer van parkeerplekken medewerkers, uitrijkaarten bezoekersCatering aanvragen op aangegeven van organisator bijeenkomstenBestellingen plaatsen, lunch verzorgenHuurdersvergadering gebouw bijwonenZelfstandig contact leggen en onderhouden met leveranciers (schoonmaak, beveiliging, onderhoud kantoorpand contractpersoon verhuurder)Regierol bij de aansturing van externe diensten (schoonmaak, post, koerier, telefonie, beveiliging, catering e.d.)Inkoopbeheer facilitaire zaken (kantoorartikelen, boodschappen, drukwerk, visitekaartjes, briefpapier)Goedkeuren facturenReizen, hotels en transfers boeken t.b.v. de General ManagerAgendabeheerMT meetings (o.a. heidagen) faciliteiten organiserenInterne en externe meetings organiseren op diverse locatiesHet ontlasten van de General Manager waar mogelijkOnze opdrachtgever is een geneesmiddelenfabrikant. Een innovatieve flexibele internationale organisatie met Europese focus. Je komt te werken in een ondernemend team met een hoge kwaliteitsstandaard dat wordt gekenmerkt door zelfvertrouwen en samenwerkingsgeest binnen een informele bedrijfscultuur. Wat vraagt onze opdrachtgever? Je hebt: Minimaal HBO denk- en werkniveauMinimaal zeven jaar (of meer) relevante werkervaring als Officemanager en/of Personal AssistantBij voorkeur kennis van compliance en farmaceutisch landschapKennis van werkprocessen en gebruik van financiële systemenUitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taalOrganisatorische vaardighedenUitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)Oog voor kwaliteit, detail en service en een goed gevoel voor urgentie van zakenEen ontzorgende en proactieve houding en een grote mate van zelfstandigheidGoed gevoel voor humor en groot relativeringsvermogenJe bent:Een flexibele, energieke, authentieke persoonlijkheidProfessioneel en gastvrijEen teamspeler, planner en organisatorPraktisch, opgeruimd en hands onCommunicatief zeer vaardig en servicegerichtMakkelijk in de omgang, collegiaalKlantgericht met een dienstverlenende instellingVerzorgd met een opgeruimd sterk karakterDaadkrachtig en oplossingsgerichtGoed in prioriteiten stellen en overzicht behoudenDiscreet en betrouwbaarZorgvuldig en accuraat Wat biedt onze opdrachtgever?Een innovatiegedreven hoogopgeleide professionele omgeving op Schiphol (goed bereikbaar met het OV of met de auto)Een salaris tussen de € 3.200,- en € 4.200,00 op fulltime basis afhankelijk van leeftijd en ervaring8% vakantiegeldGratificatieregeling25 vakantiedagen + 6 compensatiedagenBedrijfsfitnessDe mogelijkheid tot het volgen van een cursus en/of trainingBij start een bepaalde tijd contract met de intentie voor onbepaalde tijd voor 32-40 uur per week.Goede lunch op kantoor, sociale activiteiten Geïnteresseerd?Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.