Office/Facilities Administrator - M/F/D

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Job description

Overview:
Guidehouse is a leading management consulting firm serving the public and commercial markets. We guide our clients forward towards new futures that build trust in society and your professional skills along the journey. Join us at Guidehouse.

Scope / Purpose of Role

In your role you are the first point of contact for colleagues and responsible for receiving visitors and suppliers in the Berlin office. You take on a meet-and-greet function.

You ensure that all tasks are completed in a timely and adequate manner in order to offer high-quality results in all business areas of the company.

A smooth everyday office life for you and your colleagues is your priority. At the same time, you will work on continuously improving processes and office organization.

Umfang / Zweck der Rolle

In Ihrer Rolle sind Sie erster Ansprechpartner für die KollegInnen und verantwortlich für den Empfang der Besucher und Lieferanten im Berliner Büro. Sie nehmen eine Meet-and-Greet-Funktion ein.

Sie stellen sicher, dass alle anfallenden Aufgaben zeitgerecht und adäquat erfüllt werden, um in allen Geschäftsbereichen des Unternehmens qualitativ hochwertige Ergebnisse zu bieten.

Ein reibungsloser Büroalltag für Sie und Ihre KollegInnen ist Ihre Priorität. Gleichzeitig arbeiten Sie an einer kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe und Büroorganisation.

Responsibilities:
You are responsible for ensuring that the office and reception area are always kept clean and tidy and that all maintenance and problems are reported immediately, or repairs are commissioned

A professional and friendly demeanor is a matter of course for you in order to create a pleasant environment when greeting all visitors to the office and to make a good first impression.

You react quickly and politely to all incoming inquiries (internal and external) with a focus on customer service

You are responsible for all aspects of office organization and maintenance (such as commissioning and information on annual maintenance; support in questions and implementation on the subject of occupational safety; maintenance, care and ensuring the functionality of office equipment such as printers, coffee machines, etc.)

Your tasks include receiving and distributing all incoming deliveries and mail as well as processing and dispatching outgoing mail or hiring couriers

Your area of responsibility also includes preparation and follow-up for the organization of customer and internal meetings, conferences and workshops and, if necessary, you can support bookings in our workplace reservation system

General office activities within the administration team (email processing, office organization, maintenance of inventory lists, orders, control of the hotel system, etc.)

Support of the office lead, as well as the site manager and the employees with questions, problems and preliminary work on projects

Onboarding of new employees (workplace setup, provision of hardware, implementation of introductions, instructions and meetings)

Control and tracking of stocks and, if necessary, orders for office supplies and food (coffee, etc.) to ensure that there is always enough in stock

Proactively identify and resolve minor problems in the office that require attention, such as: markings on walls, trash that needs to be disposed of, etc.

Contacting suppliers for prompt resolution of account inquiries and processing of invoices

Support of the office lead in relation to internal desk or department relocations and related measures as well as the strategic planning and coordination of activities together with the office lead in the context of new acquisitions and office relocations; Here you also act as a sounding board for the office lead when making decisions about operational facility management

Support of the office lead in budget planning

Travel bookings as well as travel expenses and credit card statements according to the internal systems and specifications (both own statements and support for other employees)

Assistance with ad hoc administrative tasks, if necessary

Sie sind verantwortlich dafür, dass das Office und der Empfangsbereich stets sauber und ordentlich gehalten wird und alle anfallenden Wartungen und Probleme umgehend gemeldet oder Reparaturen beauftragt werden

Ein professionelles und freundliches Auftreten ist für Sie selbstverständlich, um bei der Begrüßung aller Besucher des Büros, eine angenehme Umgebung zu schaffen und einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Sie reagieren schnell und höflich auf alle aufkommenden Anfragen (intern und extern) mit Fokus auf den Kundenservice

Sie sind verantwortlich für alle Belange der Büroorganisation und Instandhaltung (wie Beauftragung und Information zu jährlich anfallenden Wartungen; Unterstützung in Fragen und Umsetzung zum Thema Arbeitssicherheit; Wartung, Pflege und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Bürogeräten, wie Druckern, Kaffeemaschinen, etc.)

Zu Ihren Aufgaben gehört die Entgegennahme und das Verteilen aller eingehenden Lieferungen und Post sowie die Bearbeitung und der Versand von ausgehender Post oder die Beauftragung von Kurieren

In Ihren Zuständigkeitsbereich fallen auch Vor- und Nachbereitung bei der Organisation von Kunden- und internen Meetings, Konferenzen und Workshops und Sie unterstützen bei Bedarf bei Buchungen in unserem Arbeitsplatzreservierungssystem

Allgemeine Bürotätigkeiten innerhalb des Administrationsteams (E-Mail-Bearbeitung, Büroorganisation, Pflege von Bestandslisten, Bestellungen, Kontrolle des Hotelsystems, etc.)

Unterstützung des Office Leads, sowie des Standortleiters und der Mitarbeiter bei Fragen, Problemen und Zuarbeit bei Projekten

Onboarding neuer Mitarbeiter (Arbeitsplatzeinrichtung, Bereitstellung von Hardware, Durchführung von Einführungen, Unterweisungen und Meetings)

Kontrolle und Nachhalten der Lagerbestände und ggf. Bestellungen für Büromaterialien und Nährmitteln (Kaffee, etc.), um sicherzustellen, dass immer genug vorrätig ist

Proaktives Erkennen und Beheben von kleineren Problemen im Büro, die Aufmerksamkeit erfordern, z. B. Markierungen an Wänden, Müll, der entsorgt werden muss, usw.

Kontaktaufnahme mit Lieferanten zur zeitnahen Lösung von Kontoanfragen und Bearbeitung von Rechnungen

Unterstützung des Office Leads in Bezug auf interne Schreibtisch- oder Abteilungs-verschiebungen und damit verbundene Maßnahmen sowie die strategische Planung und Koordination von Aktivitäten zusammen mit dem Office Lead im Rahmen von Neuanschaffungen und Büroumzügen; hier fungieren Sie auch als Resonanzboden für den Office Lead bei Entscheidungen des betrieblichen Facility Managements

Unterstützung des Office Leads bei der Budgetplanung

Reisebuchungen sowie Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen nach den internen Systemen und Vorgaben (sowohl eigene Abrechnungen wie auch Support für andere Mitarbeiter)

Unterstützung bei Ad-hoc-Verwaltungsaufgaben, falls erforderlich

Qualifications:
A friendly demeanor as well as professional and customer-oriented interaction with colleagues and external guests / partners are required

German and English spoken and written

A proactive, enthusiastic and dynamic personality that suits a fast-paced office (work with time constraints, tight deadlines)

Able to confidently and calmly respond to service issues in a busy front office

A high level of attention to detail in all tasks

Reliability and resilience in demanding situations

Experience and good knowledge of Microsoft Outlook, Word, Excel and PowerPoint

Ability to work on your own initiative as well as in a larger team in order to create a positive atmosphere

Able to help with tasks such as moving furniture and desks and doing minor repairs (e.g. changing lightbulbs)

Experience in a comparable position in office administration or in the facility area with customer contact is an advantage

Freundliches Auftreten sowie professioneller und kundenorientierter Umgang mit KollegInnen und externen Gästen/ Partnern sind erforderlich

Deutsch- und Englisch in Wort und Schrift

Eine proaktive, enthusiastische und dynamische Persönlichkeit, die zu einem schnelllebigen Büro passt (Arbeit mit zeitlichen Vorgaben, knappen Fristen)

In der Lage, selbstbewusst und ruhig auf Serviceprobleme in einem geschäftigen Front-Office zu reagieren

Ein hohes Maß an Liebe zum Detail bei allen Aufgaben

Zuverlässigkeit und Belastbarkeit in anspruchsvollen Situationen

Erfahrung und gute Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint

Fähigkeit, sowohl allein in Eigeninitiative sowie in einem größeren Team zu arbeiten, um eine positive Atmosphäre zu schaffen

in der Lage bei Aufgaben wie Möbel- und Schreibtischumzügen zu helfen und kleinere Reparaturarbeiten (z. B. Glühbirnen wechseln) vorzunehmen

von Vorteil ist Erfahrung in einer vergleichbaren Position in der Büroadministration oder im Facility Bereich mit Kundenkontakt